Kegiatan penataan arsip termasuk salah satu kegiatan yang diawasi langsung oleh pemerintah sesuai UU Kearsipan. Sesuai fungsinya, arsip terbagi dalam dua jenis yang pertama adalah arsip statis dan selanjutnya arsip dinamis. Ketika Anda mempelajari arsip dinamis maka Anda akan berkenalan dengan turunannya yakni arsip vital, arsip aktif juga arsip inaktif.
Pada kesempatan kali ini, kami akan menjelaskan
sejumlah perbedaan antara arsip aktif dan arsip inaktif. Mengingat pengaturan
kedua arsip tersebut sangat penting karena fungsinya yang saling berlawanan.
4 Perbedaan Arsip
Aktif VS Arsip Inaktif
Ketika bicara arsip, kita tidak bisa melepaskan diri
dari pemanfaatan arsip inaktif dan arsip aktif. Mau tahu apa saja perbedaan
dari kedua jenis arsip tersebut?
- Definisi
Berdasarkan pada definisinya yang dimaksud dengan
arsip aktif adalah jenis arsip yang masih digunakan secara aktif oleh instansi
atau perusahaan. Mayoritas arsip aktif merupakan arsip yang baru saja dibuat
untuk memenuhi kebutuhan administrasi perusahaan.
Sementara itu, arsip inaktif adalah jenis arsip yang
kebutuhannya tidak terlalu tinggi atau cenderung tidak dibutuhkan lagi.
Biasanya, arsip inaktif merupakan arsip-arsip lama yang perlu dikontrol atau
bahkan dimusnahkan dokumennya.
- Fungsinya
Fungsi utama arsip aktif adalah untuk memenuhi segala
kegiatan administrasi instansi atau perusahaan. Contohnya SK kepanitian, SK
pendidik dan sebagainya. Itulah mengapa penataan arsip aktif sangat penting dan
harus dilakukan secara profesional sehingga dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.
Sedangkan, fungsi arsip inaktif tidak begitu tinggi
mengingat kebutuhannya pun cenderung minim. Dalam beberapa kondisi, arsip
inaktif tidak memiliki nilai sama sekali sehingga lebih baik dimusnahkan
daripada disimpan terlalu lama di ruang arsip.
- Batas
Penyimpanan Arsip
Batas waktu penggunaan arsip aktif maksimal selama 4
tahun. Biasanya, pada tahun pertama kebutuhan arsip aktif sangatlah tinggi
sehingga penyusunannya harus dilakukan serapi mungkin. Meski demikian, tidak
sedikit pula arsip aktif yang dibutuhkan secara permanen.
Lantas, berapa lama waktu penyimpanan arsip inaktif?
Kecuali arsip permanen, arsip yang usianya sudah atau lebih dari 5 tahun adalah
arsip inaktif. Bila dalam kurun waktu tersebut perusahaan tidak lagi
membutuhkan dokumennya maka arsip inaktif akan mereka sortir kemudian
dihancurkan.
- Tujuan
Pengelolaan Arsip
Tujuan utama instansi atau perusahaan mengelola arsip
aktif adalah untuk memudahkan mereka menemukan atau menyeleksi dokumen yang
dibutuhkan. Sudah menjadi rahasia umum jika perusahaan memiliki banyak sekali
arsip sebagai bagian dari kegiatan administrasi. Penataan yang tak sistematis
akan menyulitkan pegawai untuk menemukan data yang tepat.
Berbanding terbalik dengan arsip aktif, tujuan dari
pengelolaan arsip inaktif adalah untuk penyusutan dokumennya. Dokumen yang
tidak lagi dibutuhkan atau berfungsi akan dimusnahkan secara permanen.
Mereka yang kesehariannya bertugas menyusun dan
mengelola arsip, mungkin sudah memahami di luar kepala mengenai arsip aktif dan
arsip inaktif. Anda yang tidak familiar dengan kedua istilah tersebut bisa mulai
belajar dari sekarang karena kebutuhan pengelolaan arsip tidak bisa
terhindarkan dari instansi maupun perusahaan.