Arsip Aktif dan Arsip Inaktif, Apa Bedanya?


Kegiatan penataan arsip termasuk salah satu kegiatan yang diawasi langsung oleh pemerintah sesuai UU Kearsipan. Sesuai fungsinya, arsip terbagi dalam dua jenis yang pertama adalah arsip statis dan selanjutnya arsip dinamis. Ketika Anda mempelajari arsip dinamis maka Anda akan berkenalan dengan turunannya yakni arsip vital, arsip aktif juga arsip inaktif.

Pada kesempatan kali ini, kami akan menjelaskan sejumlah perbedaan antara arsip aktif dan arsip inaktif. Mengingat pengaturan kedua arsip tersebut sangat penting karena fungsinya yang saling berlawanan.

4 Perbedaan Arsip Aktif VS Arsip Inaktif

Ketika bicara arsip, kita tidak bisa melepaskan diri dari pemanfaatan arsip inaktif dan arsip aktif. Mau tahu apa saja perbedaan dari kedua jenis arsip tersebut?

  1. Definisi

Berdasarkan pada definisinya yang dimaksud dengan arsip aktif adalah jenis arsip yang masih digunakan secara aktif oleh instansi atau perusahaan. Mayoritas arsip aktif merupakan arsip yang baru saja dibuat untuk memenuhi kebutuhan administrasi perusahaan.

Sementara itu, arsip inaktif adalah jenis arsip yang kebutuhannya tidak terlalu tinggi atau cenderung tidak dibutuhkan lagi. Biasanya, arsip inaktif merupakan arsip-arsip lama yang perlu dikontrol atau bahkan dimusnahkan dokumennya.

  1. Fungsinya

Fungsi utama arsip aktif adalah untuk memenuhi segala kegiatan administrasi instansi atau perusahaan. Contohnya SK kepanitian, SK pendidik dan sebagainya. Itulah mengapa penataan arsip aktif sangat penting dan harus dilakukan secara profesional sehingga dokumen yang  dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.

Sedangkan, fungsi arsip inaktif tidak begitu tinggi mengingat kebutuhannya pun cenderung minim. Dalam beberapa kondisi, arsip inaktif tidak memiliki nilai sama sekali sehingga lebih baik dimusnahkan daripada disimpan terlalu lama di ruang arsip.

  1. Batas Penyimpanan Arsip

Batas waktu penggunaan arsip aktif maksimal selama 4 tahun. Biasanya, pada tahun pertama kebutuhan arsip aktif sangatlah tinggi sehingga penyusunannya harus dilakukan serapi mungkin. Meski demikian, tidak sedikit pula arsip aktif yang dibutuhkan secara permanen.

Lantas, berapa lama waktu penyimpanan arsip inaktif? Kecuali arsip permanen, arsip yang usianya sudah atau lebih dari 5 tahun adalah arsip inaktif. Bila dalam kurun waktu tersebut perusahaan tidak lagi membutuhkan dokumennya maka arsip inaktif akan mereka sortir kemudian dihancurkan.

  1. Tujuan Pengelolaan Arsip

Tujuan utama instansi atau perusahaan mengelola arsip aktif adalah untuk memudahkan mereka menemukan atau menyeleksi dokumen yang dibutuhkan. Sudah menjadi rahasia umum jika perusahaan memiliki banyak sekali arsip sebagai bagian dari kegiatan administrasi. Penataan yang tak sistematis akan menyulitkan pegawai untuk menemukan data yang tepat.

Berbanding terbalik dengan arsip aktif, tujuan dari pengelolaan arsip inaktif adalah untuk penyusutan dokumennya. Dokumen yang tidak lagi dibutuhkan atau berfungsi akan dimusnahkan secara permanen.

Mereka yang kesehariannya bertugas menyusun dan mengelola arsip, mungkin sudah memahami di luar kepala mengenai arsip aktif dan arsip inaktif. Anda yang tidak familiar dengan kedua istilah tersebut bisa mulai belajar dari sekarang karena kebutuhan pengelolaan arsip tidak bisa terhindarkan dari instansi maupun perusahaan.